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理系の仕事の流儀【報告のコツ】

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 こんにちは黒部です。
今回は機械電気設計者、制御技術者、IT系プログラマーなど、理系の仕事の流儀として『報告のコツ』についてお伝えします。

私が機械設計エンジニアとして大企業に勤める中で、優秀な人々に揉まれて得た数々の経験をもとに、報告のコツについて執筆します。

今回は大きな会議というより、上司や先輩に対してちょっとした報告をするシーンを想定しています。
週報などを書く際にも使えます。

この記事を読んで明日から実践することで、分かりやすい報告が出来る様になり、仕事が円滑に進み、エンジニアとしてステップアップできます。

理系の仕事の流儀【報告のコツ】

結論、

『何のために、何をして、どうなったか、そこから何が言えるか』

これに沿って報告することをおススメします。

職場でこんなシーンがありました。

新人「このアクチュエータのトルクを測定したのですが、途中からなぜか振動が大きくなってトルクが上手く測定できませんでした。どうしますか?」

上司「何の話か良く分からないし、作業者じゃないんだから、どうしますか? は無いでしょ!」

新人「すみません。。」

パターンは違えど私が良く目にした光景でした。

何故こうなってしまうのでしょうか。

会社は進行形で複数の案件が右往左往しています。

担当者は自分の案件に集中するほど、自分の仕事内容は相手も知っていると思い込んで話をしてしまいますが、

他の案件も抱えている上司からすれば
「何の話?」「それがなに?」となります。

私も新人時代は自分の仕事について四六時中考えており、つい自分の仕事の細かな部分についても『皆さんご存じの』という感覚で話してしまうことがありました。

報告の目的は情報共有と支援を受けるため

そもそも何の為に上司に報告をするのでしょう。

報告は、現状を共有し、自分の仕事に対し支援を受け、今後の仕事を円滑に進めるために行います。

上司にしっかり内容を把握してもらわなければ的確なアドバイスなどの支援を受けることができず、報告の目的は達成されません。

しかも低レベルな報告を続けていると査定に響きます。

目的、事実、分析、結論をハッキリと

ではどうすれば相手に内容が伝わり、支援を受けてもらい易い報告ができるでしょうか。

報告の基本は5W1Hですが、私の経験でこれを実用的にしたのが、『何のために、何をして、どうなったか、そこから何が言えるか』です。

ポイントは3つです。

『何のために』はハッキリとした目的で
・『どうなったか』は事実のみを
『そこから何が言えるか』は自分なりの分析と次にどうするかを

『何のために』はハッキリした目的で

「〜の向上のため」「〜の改善のため」などハッキリした理由をまず報告の最初に言いましょう。

よくあるのが「〜の検討のため」。これは目的になっていません。検討というのが何のための検討なのか分かりませんし、実際相手にこう言われても目的がハッキリしませんよね。百歩譲って「~の検討の参考データとするため」です。

『どうなったか』は事実のみを

事実と自分の意見を混同して話さないようにしましょう。例えば仕入れ先と打ち合わせした内容を上司に報告する時に、自分の意見をあたかも仕入れ先の担当者が言ったかのように話す人が意外と多いです。

打合せ内容の報告なら、打合せで確実に話された内容のみを。実験結果ならば、できるだけ補正をしていない生のデータのみを整理してシンプルに伝えましょう。

報告はまず事実のみを伝え、後から「これは私の考えなのですが、、」と付け加えて話すようにして下さい。

『そこから何が言えるか』は自分なりの分析と次に何をするかを

私の経験上これが最も重要です。

エンジニアならば自分なりの分析をし、結論を持って報告をしましょう。そしてその結論に基づいて次に何をしようとしているかを話しましょう。

私が最も怒られたのは結論の無い報告をした時でした。「何も考えず仕事をしているんじゃない?」と言われ、ひどく悔しい思いをしたことを覚えています。

分析は間違っていてもいいです。自分なりの考えを真剣に考えることに成長がありますし、上司や先輩からの支援も受けやすくなります。

また、結論をなかなか話さない人がいますが、「結論、〜です。」というように、「結論、」と言う癖をつけるといいです。私はすかさず「結論、」と無理やり言って結論を話し、そのあとなぜそう考えたかの分析内容を話すようにしていました。

では上司に報告をしてみましょう

新人「〇〇用アクチュエータの件ですが、△△不具合改善のため、要因分析として電圧変化時のトルクを測定しました。ですが、電圧を〇Vまで上昇させたところ、振動が大きくなり上手く測定できませんでした。結論、電圧上昇で回転数が上昇したため、治具と共振したと考えられます。理由は治具の剛性が弱く、固有振動数が単純計算で回転周波数と近かったからです。治具の補強をして〇日に再測定をしようと思うのですが、いかがでしょうか?」

上司「あの件ね。確かに治具の剛性は考えられるからその日程で進めて。あとは〇〇といった原因も考えられるから明日までに対策を考えておいてね。」

新人「はい!!」

こんな感じで話せるといいと思います。

おわりに

以上で理系の仕事の流儀【報告のコツ】は終わりです。

上司や先輩へのちょっとした業務報告は『何のために、何をして、どうなったか、そこから何がいえるか』を意識して話すようにしましょう。

大きな報告会議での報告のコツはまた別記事で紹介したいと思います。